Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Ludus Sławomir Wiechowski, NIP: 742-150-32-39, REGON: 382955846, dalej: „Administrator”.

Kontakt z Administratorem jest możliwy pod adresem e-mail: kontakt@wiechowski.edu.pl.

2. Zakres stosowania informacji

Niniejsza informacja określa zasady przetwarzania danych osobowych osób, które kontaktują się z Administratorem, korzystają z jego usług, biorą udział w szkoleniach, warsztatach, programach edukacyjnych, wydarzeniach, turniejach, projektach, konsultacjach, zapisują się przez formularze internetowe lub pozostają z Administratorem w relacji zawodowej, edukacyjnej, organizacyjnej albo biznesowej.

Informacja może dotyczyć w szczególności uczestników szkoleń i warsztatów, nauczycieli, dyrektorów szkół, przedstawicieli placówek edukacyjnych, bibliotek, instytucji kultury, organizacji, firm, rodziców lub opiekunów oraz osób kontaktujących się mailowo, telefonicznie lub przez formularze.

3. Jakie dane mogą być przetwarzane

Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne, takie jak imię, nazwisko, stanowisko i nazwa reprezentowanej organizacji;
• dane kontaktowe, takie jak adres e-mail, numer telefonu i adres do korespondencji;
• dane związane ze zgłoszeniem udziału w szkoleniu, warsztacie, programie, turnieju, wydarzeniu lub projekcie;
• dane niezbędne do przygotowania dokumentów, zaświadczeń, certyfikatów, list obecności i materiałów organizacyjnych;
• dane rozliczeniowe i księgowe, takie jak dane do faktury, dane płatnika, zamówienia lub umowy;
• dane zawarte w korespondencji, formularzach, wiadomościach, ankietach, opiniach i przesłanych dokumentach;
• dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, data i godzina połączenia oraz pliki cookies lub podobne technologie, jeżeli są stosowane;
• wizerunek, głos lub wypowiedzi uczestników wydarzeń, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna albo została udzielona wymagana zgoda.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

• prowadzenie korespondencji i obsługa zapytań - art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• przygotowanie oferty, przyjęcie zgłoszenia, zawarcie i wykonanie umowy - art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• organizacja szkoleń, warsztatów, programów edukacyjnych, wydarzeń, turniejów i projektów - art. 6 ust. 1 lit. b, f lub a RODO, zależnie od sytuacji;
• wystawianie faktur, prowadzenie rozliczeń oraz dokumentacji księgowej i podatkowej - art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• wysyłka materiałów organizacyjnych, edukacyjnych, informacyjnych lub poszkoleniowych - art. 6 ust. 1 lit. b, f lub a RODO;
• prowadzenie dokumentacji udziału oraz wydawanie certyfikatów, zaświadczeń i potwierdzeń - art. 6 ust. 1 lit. b, f lub a RODO;
• dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami - art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• promocja działań Administratora oraz publikacja zdjęć, nagrań i relacji - art. 6 ust. 1 lit. f lub a RODO;
• obsługa strony, zapewnienie bezpieczeństwa i podstawowe statystyki - art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w przypadku narzędzi wymagających zgody także art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach niezbędne do kontaktu, obsługi zapytania, przyjęcia zgłoszenia, realizacji usługi, wystawienia faktury, wydania certyfikatu lub wykonania innych działań organizacyjnych.

Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi, przyjęcie zgłoszenia, realizację usługi, udział w wydarzeniu lub wystawienie dokumentów.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów.

• dostawcy poczty elektronicznej, hostingu, systemów informatycznych, usług chmurowych i narzędzi biurowych;
• dostawcy formularzy internetowych, dokumentów online, ankiet, wideokonferencji lub komunikacji;
• biuro rachunkowe, kancelaria prawna lub doradcy wspierający Administratora;
• banki, operatorzy płatności, firmy kurierskie, operatorzy pocztowi lub dostawcy usług logistycznych;
• partnerzy organizacyjni wydarzeń, szkoleń, programów lub projektów, jeżeli jest to konieczne;
• podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator może korzystać z narzędzi i usług dostawców technologicznych, w szczególności poczty elektronicznej, formularzy, dysków online, wideokonferencji, analityki lub usług chmurowych.

Dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, jeżeli dostawca stosuje mechanizmy zgodne z RODO, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej, standardowe klauzule umowne lub inne wymagane zabezpieczenia.

8. Okres przechowywania danych

Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane.

• dane dotyczące korespondencji - do zakończenia sprawy, a następnie przez okres zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
• dane związane z umowami, zamówieniami, szkoleniami, programami lub wydarzeniami - przez czas współpracy i okres przedawnienia roszczeń;
• dane w dokumentach księgowych i podatkowych - przez okres wymagany prawem;
• dane przetwarzane na podstawie zgody - do jej wycofania, a następnie przez okres potrzebny do wykazania prawidłowego udzielenia lub odwołania zgody;
• dane wykorzystywane do marketingu własnych usług - do wniesienia sprzeciwu, wycofania zgody lub ustania celu;
• dane techniczne - przez okres wynikający z ustawień narzędzi, cookies, systemów bezpieczeństwa lub analityki.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje:

• prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• prawo sprostowania i usunięcia danych;
• prawo ograniczenia przetwarzania;
• prawo wniesienia sprzeciwu;
• prawo przenoszenia danych, jeżeli ma zastosowanie;
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na jej podstawie;
• prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Prawo sprzeciwu

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, osoba może wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.

Jeżeli dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, sprzeciw można wnieść w dowolnym momencie.

11. Zgoda i jej wycofanie

Gdy podstawą przetwarzania jest zgoda, jej udzielenie jest dobrowolne. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się pod adresem kontakt@wiechowski.edu.pl.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

12. Dane dzieci i osób niepełnoletnich

Jeżeli w ramach szkoleń, programów, konkursów, turniejów, wydarzeń edukacyjnych lub innych działań przetwarzane są dane osób niepełnoletnich, Administrator przetwarza je wyłącznie w zakresie niezbędnym do organizacji danego działania.

Gdy wymagana jest zgoda rodzica lub opiekuna prawnego, Administrator pozyskuje ją przed rozpoczęciem przetwarzania. Dane dzieci są przetwarzane ze szczególną ostrożnością.

13. Wizerunek uczestników wydarzeń

Podczas szkoleń, warsztatów, turniejów, wydarzeń, spotkań lub programów edukacyjnych mogą być wykonywane zdjęcia, nagrania lub relacje dokumentujące ich przebieg.

Wizerunek może być wykorzystywany w celach informacyjnych, dokumentacyjnych, promocyjnych lub sprawozdawczych, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna. Gdy wymagana jest zgoda, Administrator pozyskuje ją od uczestnika, a w przypadku osoby niepełnoletniej - od rodzica lub opiekuna prawnego.

14. Newsletter i informacje marketingowe

Jeżeli Administrator prowadzi newsletter lub wysyła informacje marketingowe, dane są przetwarzane w celu przekazywania informacji o szkoleniach, wydarzeniach, programach, materiałach, projektach lub usługach.

Odbiorca może w dowolnym momencie zrezygnować z ich otrzymywania, kontaktując się pod adresem kontakt@wiechowski.edu.pl.

15. Formularze internetowe

Dane podane w formularzu są przetwarzane w celu, którego dotyczy formularz, w szczególności obsługi zgłoszenia, udziału w programie, szkoleniu, warsztacie, wydarzeniu, zamówieniu, ankiecie lub konsultacji.

Zakres wymaganych danych jest ograniczony do danych niezbędnych do realizacji danego celu.

16. Pliki cookies i dane techniczne

Strona może wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie w celu prawidłowego działania, zapewnienia bezpieczeństwa, zapamiętywania ustawień, prowadzenia statystyk lub korzystania z narzędzi zewnętrznych.

Użytkownik może zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki. Narzędzia analityczne, osadzone materiały, formularze lub wtyczki mogą wiązać się z przetwarzaniem danych przez zewnętrznych dostawców.

17. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne chroniące dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, przypadkowym ujawnieniem, zmianą lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem.

Dostęp do danych mają wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują ich do realizacji określonych zadań.

18. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym do profilowania, które wywoływałoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływało na osobę.

19. Źródło danych

Co do zasady Administrator pozyskuje dane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą.

W niektórych przypadkach dane mogą zostać przekazane przez placówkę edukacyjną, instytucję, organizatora wydarzenia, pracodawcę, współpracownika, rodzica, opiekuna prawnego lub inną osobę zgłaszającą uczestnika.

20. Kontakt w sprawach danych osobowych

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych można kontaktować się pod adresem e-mail: kontakt@wiechowski.edu.pl.

21. Skarga do organu nadzorczego

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza przepisy RODO.

22. Zmiany informacji

Administrator może aktualizować niniejszą informację, w szczególności w przypadku zmiany przepisów, sposobu prowadzenia działalności, wykorzystywanych narzędzi, zakresu usług lub sposobów przetwarzania danych.

Aktualna wersja informacji jest dostępna na stronie wiechowski.edu.pl.